אם נתקלתם בחתימה דיגיטלית ואתם לא בדיוק מבינים מה זה ולשם מה זה נדרש – המאמר הזה יסדר לכם את העניין.
הגיע הזמן להתקדם
האם אתם חותמים את המכתבים שלכם בחותם שעווה ושולחים באמצעות רץ או יונת דואר? או שמא התקדמתם אל המאה העשרים ואתם כבר חותמים בעט נובע על גבי נייר מודפס ושולחים בדואר? או אולי אתם מדפיסים את המסמכים שלכם במדפסת כדי לשלוח אותם בדואר רשום או שליחים או חס וחלילה מוסרים בעצמכם ידנית במקום? או שאולי, אנחנו מקווים, התקדמתם אל המאה העשרים ואחת ואתם שולחים מסמך מאומת דיגיטלית בלי לקום מכיסא המחשב, ברגע אחד וללא כל מאמץ?
כמה מילים על אבטחת מידע
כיום, אין דרך לאבטח מידע העובר בצורה דיגיטלית במאה אחוזי יעילות. אפשר, עם זאת, ליצור מצב של הגנות יעילות וחזקות ששומרות על תעבורת המידע שלנו ועל שלמותו באמצעים מתקדמים שמאבטחים את המסמכים שאנו משגרים אונליין. חתימה דיגיטלית חינם היא אחד מהכלים המאוד חשובים ומומלצים הללו. ניתן לעשות בה שימוש אפילו למשלוח מסמכים לרשויות החוק והממשל, לגופים פיננסיים או בכלל לגופים רשמיים שלהם תקשורת ממוסמכת וחסויה עם הציבור.
מה זה בכלל חתימה דיגיטלית?
חתימה דיגיטלית היא טכנולוגיה שבאמצעותה ניתן לחתום על גבי מסמכים דיגיטליים (למשל בפורמט PDF) בצורה מאובטחת. הדבר מבוצע בעזרת אלגוריתמים, שמספקים הגנה על שלמות ואמיתות הקובץ הנחתם גם לאחר החתימה, ומשלוח של המסמך המאומת לגוף שאמור לקבל אותו.
במילים אחרות, מדובר בהגנת סייבר על המסמך מפני הכנסת שינויים מאוחרים שלא מאושרים בו, אם באמצעות תוספת של מידע או השמטתו ואם באמצעות שינוי חלקים ממנו כך שמשמעותו המקורית אובדת ואין לו יותר גושפנקא רשמית של אמינות על אף שחתמתם עליו.
למה זה טוב?
זה לא רק טוב, זה לא פחות מאשר קריטי לעסק שעושה שימוש במסמכים חתומים, בין אם אלו חוזים בין חברות, מכתבים רשמיים הקשורים למהלך שיכולה להיות לו נפקות משפטית או מסמכים פיננסיים כמו חשבוניות או קבלות על תשלומים. ה חשוב גם כשמדובר בהודעות פנימיות ופחות רשמיות בין אגפים או מחלקות שונות בתוך הארגון או העסק, למשל סבב חתימות בין כל הגופים שצריכים לאשר הזמנת רכש כלשהי בכדי שהיא תיכנס לתוקף.
במקרה כזה, הדבר הכי קל הוא ליצור מסמך אחיד ולהעביר אותו בין כל הגופים הללו להוספת חתימתם של כל הנוגעים בדבר בו זמנית או בזה אחר זה – חתימת מנהל הרכש, מנהל חשבונות, מנהל לוגיסטי ומנהל פרויקט, לצורך הדוגמה. כך, בתוך דקות כל אחד מן המנהלים הללו מקבל את הקובץ, מוסיף את החתימה שלו ומעביר הלאה מסמך מאושר.
סיכום
הגנה חיונית, יעילות, פשטות וסדר – כל אלה מרוכזים בכלי נחוץ ונוח מאוד לשימוש. החתימה הדיגיטלית מכניסה הרבה סדר לפרוצדורות אדמיניסטרטיביות ופותרת או מייתרת מראש מורכבויות, בעיות ואי סדר.
