המונח IT מתייחס לכל טכנולוגיות מחשוב ותקשורת לצורך ניהול מידע. מערכות IT עשויות לכלול מערכות מחשוב ותקשורת מתקדמות, אך הוצאות אלה לא מתחילות ומסתיימות עם התקנת המערכת.
למעשה, הבנה מדויקת של הרכב הוצאות IT היתה עד לא מזמן די בלתי אפשרית ומתסכלת, אבל עם השנים התפתחו כלים המאפשרים הבנה טובה יותר של הוצאות כוללות לשירותי IT על ההיבטים השונים שלהם.
ממה מורכבות הוצאות IT של העסק?
טלפונים חכמים ומחשבים ניידים הפכו לציוד חובה כמעט בכל ארגון בימינו. לצד מכשירים אלה, מחזיקים רוב העסקים גם אפליקציות מותאמות (למשל לניהול ובקרה אחר שעות העבודה של העובדים, ניטור התקדמות הפרויקטים השונים בארגון, תקשורת עם לקוחות וספקים ועוד), שירותי תמיכה טכני, בניית תוכנות ואתרי אינטרנט, ניהול עמודי פייסבוק ועוד אינספור אפשרויות מתקדמות לניהול ושיווק העסק באמצעות טכנולוגיות מידע שונות.
רוב המנכ"לים מודעים לחיוניות של שירותים אלה אבל קשה להם לנהל את ההוצאות הכרוכות בהם, בייחוד כאשר מדובר בארגונים גדולים ומורכבים, כמו בנקים למשל.
לכן, במעמד חתימת חוזה עם חברת מחשוב ו-IT נשאלות כל השאלות הקשות, הנוגעות להוצאות הקבועות והמשתנות והדרכים הרלוונטיות לצמצום הוצאות אלה. כלים למדידת הוצאות ה IT של ארגונים הצורך עלה מהשטח והשוק התאים את עצמו. מגון כלים למדידת הוצאות ה IT קיימים כיום בשוק ומאפשרים למנהלים ומנכ"לים לזהות את הרכב ההוצאות ולבדוק אם הן מוצדקות. כלים אלה מאפשרים לא רק חסכון בהוצאות ברגע נתון, אלא גם עריכה של תכנון תקציב ותחזיות לשנים הבאות.
צעדים מומלצים לקיצוץ הוצאות IT בארגון
ראשית יש לקחת בחשבון שקיצוץ קיצוני בהוצאות עלול גם לפגוע בארגון ולכן יש לשקול אותו בחכמה. שנית, כמו בכל התקשרות עם ספק, גם כאן כדאי לדון מחדש ולשנות הסכמים עם ספקי השירות שלכם בתחום.
שלישית, התאמה מחודשת של רמת השירות לצורכי הארגון באופן תקופתי תאפשר לכם להשאיר תמיד עם היד על הדופק ולהתאים את השירות לשינויים הטבעיים החלים בארגון עם הזמן. הגדלת השימוש בתהליכים אוטומטיים ככל האפשר תסייע לכם לחסוך בעלויות שירות. בדקו אם האסטרטגיה הנכונה לארגון שלכם היא שירותי IT במיקור חוץ, או אנשי צוות קבועים. הגדירו תקציב קבוע להוצאות IT שנתיות ובדקו מדי שנה אם יש צורך לשנות אותו.
ערכו בקרה אקטיבית על השימוש בתקציב זה. ערכו תיעדוף תקופתי של היישומים והשירותים שאתם מקבלים ומשלמים עבורם במסגרת ה IT של הארגון בהתאם לקריטריונים מוגדרים.
לסיכום
ניהול תקציב ה IT בארגון אינו שונה מניהול תקציב התפעול של העסק. ההבדל המהותי טמון כנראה בחוסר ההיכרות של הנהלת הארגון עם מבנה המערכות הממוחשבות, הצרכים שלהן והצרכים הריאליים של העסק. התקשרות עם חברה אמינה ומקצועית לשירותי מחשוב תפתור לכם את הבעיה, תאפשר לכם התאמה מדויקת של השירותים לצרכי הארגון ותסייע לכם לחסוך בעלויות הגבוהות של שירות חיוני זה.
